Создать график дежурств

Что такое график дежурств и когда он нужен

График дежурств — это расписание, которое определяет, кто из сотрудников и в какие дни выходит на работу при сменном режиме. Он нужен везде, где работа не останавливается: в охране, медицине, на производстве, в службах поддержки и ресторанах. Без графика легко запутаться, кто работает, а кто отдыхает, возникают споры и переработки.

Правильно составленный график дежурств решает три задачи:

• Равномерно распределяет нагрузку между сотрудниками.
• Соблюдает нормы рабочего времени (не более 40 часов в неделю по ст. 91 ТК РФ).
• Даёт каждому работнику заранее знать свои смены и выходные.

Как составить график дежурств вручную: пошаговый алгоритм

Если вы хотите сделать график в Excel или на бумаге, придерживайтесь этого плана. Для онлайн-расчёта проще использовать калькулятор — он сделает то же самое за секунду.

1. Выберите схему сменности

Определите цикл чередования рабочих и выходных дней. Самые распространённые варианты:

Схема	Рабочие дни	Выходные дни	Типичная смена
5/2	5 дней	2 дня	8 часов (9:00–18:00)
2/2	2 дня	2 дня	12 часов (8:00–20:00)
3/3	3 дня	3 дня	12 часов (8:00–20:00)
1/3	1 сутки	3 дня	24 часа (8:00–8:00)
1/2	1 сутки	2 дня	24 часа (8:00–8:00)

2. Определите количество сотрудников и бригад

Чтобы график повторялся без сбоев, число сотрудников должно быть кратно длине цикла. Например, для схемы 2/2 (цикл 4 дня) нужны 2 или 4 человека. Если сотрудников больше, разбейте их на бригады — каждая бригада работает по своему сдвигу на один день.

3. Задайте время смены и перерыв

Укажите точное начало и конец смены. Если смена длится более 6 часов, обязательно включите перерыв для отдыха и питания (ст. 108 ТК РФ). Перерыв не входит в рабочее время.

4. Учтите ночные часы и праздники

Ночное время — с 22:00 до 6:00. Если смена попадает в этот интервал, отметьте ночные часы отдельно. Работа в праздничный день оплачивается не менее чем в двойном размере (ст. 153 ТК РФ). В графике такие дни нужно выделить.

5. Сверьте с нормой часов

Для каждого сотрудника подсчитайте суммарные часы за месяц. При 40-часовой неделе норма на месяц равна (рабочие дни по производственному календарю) × 8 часов минус 1 час за каждый предпраздничный день. Если работник отработал больше — это сверхурочные, которые нужно оплачивать или компенсировать отгулом.

Пример: график дежурств по схеме 2/2 (12-часовые смены)

Рассмотрим бригаду из 4 человек, работающих по графику 2 рабочих дня по 12 часов, затем 2 выходных. Первая смена — 1 марта 2026 года, 8:00–20:00, перерыв 60 минут.

Рабочее время за смену: 20:00 − 8:00 − 1:00 = 11 часов.

За цикл из 4 дней каждый сотрудник отрабатывает 2 смены = 22 часа.

В марте 2026 года 31 день. Цикл полностью укладывается 7 раз (28 дней) + остаток 3 дня. За 28 дней каждый отработает 14 смен × 11 часов = 154 часа. Норма марта 2026 при 40-часовой неделе — 168 часов (21 рабочий день × 8 часов). Получается недоработка 14 часов. Если в остатке 3 дня добавить ещё одну смену, часы выровняются.

Вот как выглядит фрагмент графика для одной бригады:

Дата	Сотрудник 1	Сотрудник 2	Сотрудник 3	Сотрудник 4
1 марта, вс	День 8–20	Выходной	Выходной	Выходной
2 марта, пн	День 8–20	Выходной	Выходной	Выходной
3 марта, вт	Выходной	День 8–20	Выходной	Выходной
4 марта, ср	Выходной	День 8–20	Выходной	Выходной
5 марта, чт	Выходной	Выходной	Ночь 20–8	Выходной
6 марта, пт	Выходной	Выходной	Ночь 20–8	Выходной

В этом примере ночные смены (20:00–8:00) включают 8 ночных часов (с 22:00 до 6:00) — их нужно оплачивать с надбавкой минимум 20%.

Онлайн-калькулятор графика дежурств

На этой странице работает калькулятор, который автоматически строит график дежурств на любой месяц. Вам нужно только:

1. Выбрать схему смен (2/2, 3/3, 1/3 и другие).
2. Указать первую рабочую дату (или оставить текущую).
3. Задать время смены, перерыв и количество бригад (если сотрудников больше одной).

Калькулятор покажет календарь на месяц, сумму рабочих и ночных часов для каждого сотрудника. График можно использовать для планирования и расчёта зарплаты.

Что умеет калькулятор:

• Все популярные схемы: 2/2, 3/3, 4/4, 5/2, 6/1, сутки через трое, сутки через двое, день-ночь-отсыпной-выходной, вахта 15/15 и 30/30.
• Своя схема: задайте последовательность буквами Д (день), Н (ночь), С (сутки), В (выходной).
• Учёт ночных часов: автоматически определяет часы с 22:00 до 6:00.
• Перерыв: вычитает время обеда из продолжительности смены.
• Несколько бригад со сдвигом: до 4 бригад, каждая начинает цикл со своего дня.
• Без регистрации: все расчёты в браузере, данные не отправляются на сервер.

Типичные ошибки при создании графика дежурств

Ошибка 1: забыть про переход через полночь. Если ночная смена начинается в 20:00 и заканчивается в 8:00 следующего дня, это одна смена, а не две. В графике её нужно указывать как один рабочий день.

Ошибка 2: не учитывать перерыв. Смена 8:00–17:00 с обедом 60 минут даёт 8 рабочих часов, а не 9. Если не вычесть перерыв, сотрудники будут перерабатывать.

Ошибка 3: путать 1,5 часа и 1:30. В десятичных часах 1 час 30 минут = 1,5 ч, а не 1,30 ч. При расчёте зарплаты ошибка в записи приводит к неверной сумме.

Ошибка 4: ставить всех на один график без учёта нормы. При графике 2/2 за месяц может получиться то 15 смен (165 часов), то 14 смен (154 часа). Сравните с нормой по производственному календарю — при 40-часовой неделе норма в марте 2026 года 168 часов. Если норма превышена, разницу нужно оплачивать как сверхурочные.

Ошибка 5: не выделять праздничные дни. Работа в праздник оплачивается вдвойне, и в графике такие дни нужно отмечать, чтобы бухгалтерия правильно начислила зарплату.

Как проверить правильность графика

После составления графика дежурств проверьте:

• Суммарные часы каждого сотрудника за месяц — они не должны превышать норму более чем на 120 часов в год (ст. 99 ТК РФ).
• Количество ночных часов — ночная работа не должна превышать 40 часов в неделю для большинства категорий.
• Наличие перерывов — если смена длится более 6 часов, обязателен перерыв не менее 30 минут.
• Выходные дни — при 5/2 выходных должно быть не менее двух в неделю, при сменных графиках — выходные распределяются равномерно.

Если вы используете наш калькулятор, он автоматически подсчитывает часы и предупреждает о превышении нормы — это экономит время и исключает ошибки.