График дежурств: шаблон на месяц

Готовый шаблон графика дежурств на месяц: таблица для заполнения, пример смен 2/2 и подсказки по учёту часов, ночных смен и праздников.

Бланк графика дежурств для копирования

Ниже — универсальная основа для сотрудников. Скопируйте её в Word или Excel, укажите месяц и год, добавьте нужное количество строк и впишите участников и время смен. Для печати удобно выбрать альбомную ориентацию, если в таблице много столбцов.

Организация / подразделение: ____________________
График на: ____________________
Ответственный: ____________________
Утверждение / дата: ____________________

Дата	День недели	Дежурный или смена	Начало	Окончание	Перерыв, мин	Рабочие часы	Замена и примечания
1
2
3
4
5
6
7

Добавьте строки до последнего числа месяца. Если сотрудники работают посменно, внесите в строку не только фамилию, но и обозначение смены — например, «день» или «ночь». Условные обозначения лучше расшифровать под таблицей. Для каждой замены указывайте дату и нового ответственного.

Для классного уголка подойдёт более простой вариант:

Дата или день недели	Дежурные ученики	Задачи	Отметка учителя

Распределяйте обязанности так, чтобы ученикам было понятно, кто за что отвечает, а сотрудникам — когда начинается и заканчивается их смена.

Как заполнить рабочий график и проверить часы

Сначала задайте повторяющийся цикл, например 2/2 или «два дня, две ночи, четыре выходных». Затем укажите дату первой смены и продолжайте цикл без перезапуска на границе месяца. В бланке зафиксируйте время начала и окончания, перерыв и ответственного за смену.

Продолжительность рабочего времени считают так:

$$T_\text{смены} = (t_\text{окончания} - t_\text{начала} + 24\text{ ч при переходе через полночь}) - T_\text{перерыва}.$$

Например, смена с 20:00 до 8:00 длится 12 часов. Если в ней есть неоплачиваемый перерыв, вычтите его продолжительность. Перерыв для отдыха и питания не включается в рабочее время (ст. 108 ТК РФ). Поэтому не переносите в табель полную длительность смены, не проверив, как учитывается перерыв.

При составлении расписания важно различать время на календаре и фактически отработанные часы. Смена, начавшаяся вечером и закончившаяся утром, относится к двум датам, но её продолжительность считается целиком. Если окончание раньше начала, проверьте, не пропущен ли переход через полночь.

Пример цикла на август 2026 года

Пусть цикл состоит из двух дневных смен, двух ночных и четырёх выходных. Первая смена — 1 августа 2026 года. Дневная смена проходит с 8:00 до 20:00, ночная — с 20:00 до 8:00. Для примера неоплачиваемый перерыв не вычитаем.

В августе по этому циклу получится:

• 8 дневных и 8 ночных смен — всего 16;
• 16 × 12 часов = 192 часа;
• каждая ночная смена пересекает ночное время с 22:00 до 6:00, то есть включает 8 ночных часов;
• 8 × 8 часов = 64 ночных часа.

Если перерыв не входит в рабочее время, пересчитайте итог: вычтите его из каждой смены. Для ночных часов также учитывайте, приходится ли перерыв на промежуток с 22:00 до 6:00.

Число смен в соседних месяцах может отличаться: месяц длится разное количество дней, а сменный цикл продолжается непрерывно. На результат влияет и дата первой смены. Поэтому при переносе графика на новый месяц не начинайте цикл заново, если он по условиям работы продолжается с предыдущего.

Сравнение с нормой и учёт переработки

Для сравнения используйте норму рабочего времени за соответствующий период, а не только количество дней в графике. При 40-часовой рабочей неделе норму месяца рассчитывают по производственному календарю:

$$N_\text{месяца} = 8 \times D - P,$$

где $D$ — число рабочих дней, а $P$ — число предпраздничных дней, на которые сокращается работа на один час.

В августе 2026 года при пятидневной 40-часовой неделе — 21 рабочий день, поэтому месячная норма составляет 168 часов. В примере с циклом получилось 192 часа, то есть на 24 часа больше этой нормы. Это повод проверить график, но не всегда готовый итог по сверхурочным.

При суммированном учёте норму сравнивают с фактически отработанным временем в конце учётного периода, который может составлять до года (ст. 104 ТК РФ). Обычная продолжительность рабочего времени — не более 40 часов в неделю; для отдельных категорий установлена сокращённая норма (ст. 91–92 ТК РФ). Если учётный период — месяц, при подсчёте учитывают норму именно за этот месяц.

Когда часы признаны сверхурочными, первые два часа оплачиваются не менее чем в полуторном размере, последующие — не менее чем в двойном; вместо повышенной оплаты может предоставляться отгул. Действуют и ограничения по продолжительности сверхурочной работы (ст. 99 и 152 ТК РФ). Порядок расчёта и дополнительные условия уточняйте в трудовом договоре и локальных актах.

Ночные смены и работа в праздники

Ночным считается время с 22:00 до 6:00 (ст. 96 ТК РФ). В смене с 20:00 до 8:00 ночной интервал составляет 8 часов, а не все 12 часов смены. Минимальная доплата за ночную работу — 20% часовой ставки за каждый ночной час (ст. 154 ТК РФ, постановление Правительства РФ № 554).

Например, при ставке 500 ₽ в час и 64 ночных часах минимальная ночная доплата составит 64 × 500 × 20% = 6 400 ₽. Это пример только ночной доплаты: итоговая зарплата зависит от условий оплаты, фактически учтённых часов и локальных правил. В договоре или локальном акте доплата может быть выше минимальной.

Отдельно отмечайте работу в выходной или нерабочий праздничный день: она оплачивается не менее чем в двойном размере (ст. 153 ТК РФ). Не смешивайте такие часы с ночными и сверхурочными при расчёте. Проверяйте производственный календарь и порядок оплаты у работодателя: перенесённый выходной и официальный праздничный день — не одно и то же.

Что проверить перед утверждением

Перед тем как передать график сотрудникам, сверьте фамилии и даты, последовательность смен, перерывы и итоговые часы. Проверьте, что ночные часы выделены отдельно, замены отражены в таблице, а запланированное время сопоставлено с нормой за учётный период. Условия работы в выходные, праздники и ночное время уточните по трудовым документам организации.

Часто задаваемые вопросы

Можно ли использовать один бланк для сотрудников и школьников?

Структура похожа: указывают даты и ответственных, но назначение у таблиц разное. Для сотрудников нужны время начала и окончания смены, перерывы, часы и сведения о замене. Для класса обычно достаточно дней дежурства и фамилий учеников. Не используйте школьный вариант для учёта рабочего времени.

Нужно ли вычитать обед из продолжительности смены?

Если перерыв для отдыха и питания не входит в рабочее время, вычтите его из интервала между началом и окончанием смены. Например, с 8:00 до 20:00 — 12 часов, а при неоплачиваемом часовом перерыве — 11 рабочих часов. Сверьте способ учёта с правилами работодателя.

Почему в соседних месяцах может быть разное число смен?

Месяцы имеют разную продолжительность, а цикл графика не начинается заново первого числа. Поэтому на результат влияют длина месяца и дата первой смены цикла. Для проверки продолжите последовательность рабочих и выходных дней за границы месяца, а затем посчитайте только даты нужного периода.

Любое превышение месячной нормы считается переработкой?

Не всегда. При суммированном учёте норму сравнивают с фактически отработанным временем по окончании учётного периода, который может быть длиннее месяца. Поэтому отдельный месяц с большим количеством часов сам по себе не всегда показывает итоговую переработку. Проверьте период учёта и утверждённый график.