График работы: шаблон и пример

Готовый шаблон графика работы: смены, часы, обед, ночные и пример заполнения на 2026 год.

Что должно быть в шаблоне графика работы

График работы — это план, по которому видно, кто, когда и сколько работает. Его составляют на неделю, месяц, квартал или другой согласованный период. Документ помогает распределить смены, проверить покрытие рабочих часов и заранее увидеть выходные, ночные часы и возможную переработку.

Универсального шаблона для любого режима нет: пятидневка, смены 2 через 2, сутки через трое и вахта требуют разных таблиц. Но основу можно оставить общей:

• название организации и подразделения;
• период действия графика;
• фамилии и должности сотрудников;
• дата каждой смены;
• условное обозначение смены;
• время начала и окончания работы;
• продолжительность перерыва;
• рабочие часы за смену;
• ночные часы, если они есть;
• выходные, праздники и дни отсутствия;
• итог часов за период;
• отметка об утверждении и ознакомлении.

График показывает запланированное время. Табель отражает то, сколько сотрудник фактически отработал. Если человек задержался, заменил коллегу или не вышел на смену, это нужно проверить и отдельно отразить в фактическом учёте.

Универсальный шаблон для Excel или таблицы

Скопируйте структуру ниже в Excel, Google Таблицы или другой редактор:

Дата	Сотрудник	Код смены	Начало	Окончание	Перерыв, мин	Рабочие часы	Ночные часы	Выходной или праздник	Примечание
01.04.2026	Фамилия И. О.	Д	8:00	20:00	0	12:00	0:00	Нет
02.04.2026	Фамилия И. О.	Н	20:00	8:00	0	12:00	8:00	Нет	Следующий день
03.04.2026	Фамилия И. О.	В	—	—	—	0:00	0:00	Нет	Выходной
04.04.2026	Фамилия И. О.	В	—	—	—	0:00	0:00	Нет	Выходной

Условные обозначения можно выбрать самостоятельно, но расшифровку лучше разместить под таблицей:

• Д — дневная смена;
• Н — ночная смена;
• С — суточная смена;
• В — выходной;
• О — отпуск или иное отсутствие, если это нужно для внутреннего планирования.

Для одного сотрудника достаточно строк по датам. Для бригады добавьте отдельный столбец с номером бригады. Если сотрудники работают по разным режимам, удобнее сделать отдельный лист для каждой группы.

Как составить график по шагам

1. Определите период и состав работников

Сначала выберите период: неделю, месяц или другой учётный отрезок. Затем укажите сотрудников, подразделение и должности. Для сменной работы заранее зафиксируйте, какие люди относятся к одной бригаде.

2. Запишите цикл смен

Цикл — это повторяющаяся последовательность рабочих и выходных дней. Например:

• 2/2 — два рабочих дня, два выходных;
• 3/3 — три рабочих дня, три выходных;
• 1/3 — сутки работы, три дня отдыха;
• ДНВВ — день, ночь, выходной, выходной;
• 5/2 — пять рабочих дней и два выходных.

Важно указать дату первой смены. Один и тот же цикл, начатый в разные даты, даст разные смены в конкретном месяце.

3. Укажите время и перерывы

Для каждой смены запишите начало, окончание и перерыв. Если окончание меньше начала, это не ошибка: смена закончилась на следующий день.

Рабочее время считают так:

$$T = t_{\text{окончания}} - t_{\text{начала}} - t_{\text{перерыва}}$$

Если смена проходит через полночь, к времени окончания добавляют 24 часа:

$$T = (t_{\text{окончания}} + 24\text{ ч}) - t_{\text{начала}} - t_{\text{перерыва}}$$

4. Посчитайте часы и ночные отрезки

Для каждой строки отдельно определите продолжительность. После этого сложите часы по сотруднику, бригаде и всему подразделению.

Ночное время — с 22:00 до 6:00. Например, в смене с 20:00 до 8:00 ночной отрезок равен 8 часам. Вся смена при этом длится 12 часов до вычета перерыва.

5. Сравните результат с нормой

Для обычной полной занятости нормальная продолжительность рабочего времени составляет не более 40 часов в неделю. Для отдельных категорий работников применяется сокращённая неделя — 36 или 24 часа.

Если используется суммированный учёт, норму сравнивают с фактически отработанными часами по окончании учётного периода. Учётный период может составлять до года. Поэтому превышение нормы в одном месяце ещё не означает автоматически сверхурочную работу.

6. Отметьте праздники и особые условия

Праздничные дни не следует просто удалять из графика, если производство продолжается. Оставьте дату смены и сделайте отметку, что работа приходится на выходной или праздник. Работа в выходной или нерабочий праздничный день оплачивается не менее чем в двойном размере, если применяются условия такой работы.

Пример графика по циклу ДНВВ на апрель 2026 года

Рассмотрим конкретный пример:

• первая смена — 1 апреля 2026 года;
• цикл — ДНВВ;
• дневная смена — с 8:00 до 20:00;
• ночная смена — с 20:00 до 8:00 следующего дня;
• перерыв в примере не вычитается;
• одна смена длится 12 часов.

В апреле 2026 года 30 календарных дней. Цикл из четырёх дней повторяется семь полных раз, после чего остаются ещё два дня. Получается:

• дневных смен — 8;
• ночных смен — 8;
• всего смен — 16;
• рабочих часов — $16 \times 12 = 192$ ч;
• ночных часов — $16 \times 8 = 128$ ч.

Расклад по датам:

Даты	Режим
1, 5, 9, 13, 17, 21, 25, 29 апреля	Дневные смены
2, 6, 10, 14, 18, 22, 26, 30 апреля	Ночные смены
3–4, 7–8, 11–12, 15–16, 19–20, 23–24, 27–28 апреля	Выходные

Для сравнения: при пятидневной неделе и норме 40 часов в неделю в апреле 2026 года — 22 рабочих дня, то есть 176 часов по формуле $22 \times 8$. Разница в 16 часов не становится сверхурочной автоматически: при суммированном учёте нужно учитывать весь установленный учётный период.

Если в каждую 12-часовую смену добавить неоплачиваемый перерыв 60 минут, рабочее время составит:

$$16 \times (12\text{ ч} - 1\text{ ч}) = 176\text{ ч}$$

Ночные часы при этом зависят от того, на какой участок смены приходится перерыв. Если перерыв проходит внутри периода с 22:00 до 6:00, его нужно вычесть из ночных часов.

Почему число смен в месяцах меняется

Цикл не совпадает с календарным месяцем. В месяце может быть 28, 29, 30 или 31 день, а первая смена может прийтись на любой день. Поэтому при графике 2/2 или ДНВВ количество смен в разных месяцах отличается.

Правильный порядок такой:

1. зафиксировать дату начала цикла;
2. продолжить последовательность по всем календарным дням;
3. посчитать рабочие и выходные дни;
4. определить длительность каждой смены;
5. сравнить итог с нормой за установленный период.

Как учитывать выходные и праздники

Выходной по циклу и нерабочий праздничный день — не одно и то же. В шаблоне лучше разделять их отдельными столбцами:

Дата	Смена	Статус
10.04.2026	Н	Рабочий день
11.04.2026	В	Выходной по графику
Праздничная дата	Д	Работа в праздник

Если рабочая смена попала на выходной или праздник, проверьте условия привлечения и порядок оплаты по трудовому договору и локальным актам. Минимальная оплата за работу в выходной или праздник — не менее двойной.

Не меняйте задним числом код смены только для того, чтобы итог часов совпал с нормой. Плановый график, фактическая работа и начисление доплат должны быть согласованы между собой.

Рабочая неделя с обедом: пример расчёта

Допустим, сотрудник работает с понедельника по пятницу с 9:00 до 18:00. Каждый день предусмотрен обеденный перерыв 60 минут.

День	Интервал	Перерыв	Рабочее время
Понедельник	9:00–18:00	1 ч	8 ч
Вторник	9:00–18:00	1 ч	8 ч
Среда	9:00–18:00	1 ч	8 ч
Четверг	9:00–18:00	1 ч	8 ч
Пятница	9:00–18:00	1 ч	8 ч
Итого			40 ч 00 мин

В десятичном виде это 40,00 ч. Перерыв для отдыха и питания не включается в рабочее время, поэтому интервал с 9:00 до 18:00 даёт не 9, а 8 рабочих часов.

Если сотрудник фактически отработал за неделю 42 ч 30 мин при норме 40 часов, разница составляет 2 ч 30 мин. Если она признана сверхурочной работой, пример минимальной оплаты при ставке 500 ₽ в час выглядит так:

• первые 2 часа: $2 \times 500 \times 1{,}5 = 1\,500$ ₽;
• следующие 30 минут: $0{,}5 \times 500 \times 2 = 500$ ₽;
• всего за 2 ч 30 мин сверхурочной работы — 2 000 ₽.

Первые два часа сверхурочной работы оплачиваются не менее чем в полуторном размере, последующие — не менее чем в двойном. Вместо повышенной оплаты по соглашению может предоставляться дополнительное время отдыха. Конкретные условия проверьте в трудовом договоре и локальных актах.

Для сверхурочной работы также действуют ограничения: не более 4 часов за два дня подряд и не более 120 часов в год.

Ночные часы и пример доплаты

Ночная работа — это работа с 22:00 до 6:00. Возьмём смену с 20:00 до 8:00 без перерыва:

• общая продолжительность — 12 часов;
• ночная часть — с 22:00 до 6:00;
• ночные часы — 8 часов.

При часовой ставке 500 ₽ минимальная доплата за ночные часы составит:

$$8 \times 500 \times 20\% = 800\text{ ₽}$$

Минимальная доплата за ночную работу — не менее 20% часовой ставки. Это правило установлено статьёй 154 ТК РФ и постановлением Правительства РФ № 554. Повышенный размер может быть предусмотрен трудовым договором или локальными актами.

Сумма 800 ₽ — именно пример ночной доплаты, а не вся оплата смены. Основная оплата за рабочие часы рассчитывается отдельно.

Доли ставки: часы в неделю и в день

Доля ставки рассчитывается относительно полной нормы, установленной для конкретного работника:

$$\text{Доля ставки} = \frac{\text{фактические часы}}{\text{часы полной ставки}}$$

При пятидневной рабочей неделе ориентиры выглядят так:

Норма недели	Доля полной ставки	Часы в неделю	Часы в день при пятидневке
40 ч	1,0	40 ч	8 ч
36 ч	1,0	36 ч	7 ч 12 мин
24 ч	1,0	24 ч	4 ч 48 мин

Примеры обратного пересчёта:

• 30 часов при полной норме 40 часов: $30 / 40 = 0{,}75$ ставки;
• 20 часов при норме 40 часов: $20 / 40 = 0{,}5$ ставки;
• 18 часов при норме 36 часов: $18 / 36 = 0{,}5$ ставки;
• 12 часов при норме 24 часа: $12 / 24 = 0{,}5$ ставки.

Неполное рабочее время устанавливается по соглашению сторон, а оплата производится пропорционально отработанному времени или в зависимости от выполненного объёма работ. Поэтому в шаблоне указывайте не только долю ставки, но и фактический график: конкретные дни, начало, окончание и перерывы.

Как переводить часы в десятичный формат

Для расчётов зарплаты и стоимости проекта минуты переводят в долю часа:

$$\text{Десятичные часы} = \text{часы} + \frac{\text{минуты}}{60}$$

Таблица частых значений:

Минуты	Доля часа
0	0,00
5	0,0833
10	0,1667
15	0,25
20	0,3333
25	0,4167
30	0,5
35	0,5833
40	0,6667
45	0,75
50	0,8333
55	0,9167
60	1,00

Ошибка «7,30 вместо 7,5»

Запись 7:30 означает 7 часов 30 минут. В десятичном виде это:

$$7 + \frac{30}{60} = 7{,}5\text{ ч}$$

Запись 7,30 ч означает 7,3 десятичного часа. Это:

$$0{,}30 \times 60 = 18\text{ мин}$$

То есть 7,30 ч — это 7 ч 18 мин, а не 7 ч 30 мин.

Пример расчёта по ставке 650 ₽ в час:

• 7 ч 45 мин = 7,75 ч;
• $7{,}75 \times 650 = 5\,037{,}50$ ₽.

В графике удобнее хранить длительность в формате ч:мм, а в десятичный вид переводить только для оплаты, отчёта или умножения на ставку.

Сложение времени без ошибок

При сложении времени минуты считают отдельно. Если получилось 60 минут или больше, их переводят в часы.

Пример:

  7 ч 45 мин
+ 2 ч 35 мин
------------
  9 ч 80 мин
= 10 ч 20 мин

Итог — 10 ч 20 мин, а не 9 ч 80 мин.

В десятичном формате тот же результат равен:

$$10 + \frac{20}{60} = 10{,}3333\text{ ч}$$

Для вычитания используйте тот же принцип: если минут в уменьшаемом меньше, займите один час и превратите его в 60 минут.

Переход через полночь

Если окончание смены меньше начала, смена продолжается после 00:00. Например, интервал с 20:00 до 8:00 нельзя считать как отрицательное время и нельзя автоматически заменять 12 часов на 8.

Расчёт:

С 20:00 до 24:00 — 4 ч
С 0:00 до 8:00 — 8 ч
Всего — 12 ч

Если нужно определить ночную часть, отдельно выделите период с 22:00 до 6:00:

С 22:00 до 6:00 — 8 ч

После этого вычтите перерыв, если он приходится на соответствующий участок. В шаблоне полезно хранить дату начала смены, а не пытаться записать ночную смену сразу в две строки: так проще избежать двойного учёта.

Что проверить перед утверждением графика

Перед использованием шаблона проверьте:

1. У каждого сотрудника указан период и режим работы.
2. У каждой рабочей даты есть начало, окончание и перерыв.
3. Ночные смены отмечены отдельно.
4. Время после полуночи не посчитано дважды или не потеряно.
5. Минуты переведены в часы только после сложения.
6. Обед не включён в рабочее время, если он не относится к рабочему времени.
7. Итог сравнен с нормой: 40, 36 или 24 часа в неделю в зависимости от категории работника.
8. При суммированном учёте проверяется весь учётный период, а не только один месяц.
9. Выходные и праздники выделены отдельными отметками.
10. Ставки, ночные доплаты и сверхурочные сверены с трудовым договором и локальными актами.

Самые частые ошибки — запись 7:30 как 7,30 часа, забытый переход через полночь, включённый в рабочие часы обед и неверный вывод о переработке по итогам одного месяца. Сначала рассчитайте каждую смену в формате ч:мм, затем получите общий итог и только после этого переводите его в десятичные часы.